Privacybeleid

1. TOEPASSINGSGEBIED & CONTACTGEGEVENS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE:

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende vennootschappen die deel uitmaken van Select Group (hierna “wij”):

• Select Holding NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select Group NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• IStorm NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• EN Hr Solutions NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Peps NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Peps Interim NV, Rue de Gages 2A, 7000 Bergen
• 3W Select NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select Human Resources NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select Projects NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select Medical NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select-Beopledd NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• Select Luxembourg SARL, 36 Rangwee L-2412 Luxembourg
• Arch, Transcontinentaalweg 13, 2030  Antwerpen
• Hor Holding NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• 3W Select NV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen
• BelgiëVacature.be BV, Transcontinentaalweg 13, 2030 Antwerpen

Voor ondernemingen die hierboven niet zijn vermeld, kunnen voorwaarden van toepassing zijn die afwijken van deze privacyverklaring. Gelieve contact op te nemen met uw Select partner voor meer informatie over deze mogelijke varianten.

2. ALGEMEEN

De entiteiten van Select Group zijn zich ervan bewust dat privacy erg belangrijk is voor hun uitzendkrachten, werknemers, potentiële werknemers, kandidaten, klanten, leveranciers en andere bezoekers van de website.

Daarom legt Select Group in deze privacyverklaring uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en verzekeren wij dat wij deze altijd met de grootst mogelijke zorgvuldigheid zullen behandelen en beschermen.  De verwerking gebeurt in overeenstemming met de AVG.

3. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Select Group verwerkt uw persoonsgegevens omdat u deze zelf aan ons verstrekt om gebruik te kunnen maken van onze diensten. Wij verkrijgen bijvoorbeeld persoonsgegevens via onze websites, op onze evenementen en uit sollicitaties. Afhankelijk van de aard van uw verzoek of uw activiteiten, omvatten de persoonsgegevens die wij verwerken, het volgende:

AANWERVING & SELECTIE

Categorieën van persoonsgegevens

• Algemene informatie uit cv en loopbaan
• Identificatiegegevens
• Onderwijs en opleiding
• Beroep en functie
• Resultaten van tests en/of beoordelingen

Rechtsgrondslag

• Toestemming
• Wettelijke verplichting
• Contractuele overeenkomst
• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

3 jaar na de laatste aanwervings- en selectieprocedure

BIJ ASSESSMENTS, TRAINING, COACHING IN KADER VAN CONSULTANCY OPDRACHTEN & OUTPLACEMENT

Categorieën van persoonsgegevens

• Identificatiegegevens
• CV en loopbaangegevens
• Assesmentrapporten & testresultaten
• Coachingsverslagen
• Opleidingsinfo & deelnamegegevens
• Competentieprofielen
• Feedbackrapporten

Rechtsgrondslag

• Toestemming
• Contractuele overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang

Beoogde bewaartermijn

Begeleidings- of projectinhoud :1 jaar na afronding begeleiding/project

Contracten : fiscale verjaringstermijn 10 jaar

LOONLIJST

Categorieën van persoonsgegevens

• Algemene informatie uit cv
• Identificatiegegevens
• Onderwijs en opleiding
• Beroep en functie
• Resultaten van tests en/of beoordelingen

Rechtsgrondslag

• Wettelijke verplichting
• Contractuele overeenkomst
• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

Wettelijke bewaartermijnen:

Tot 5 jaar na einde overeenkomst

CONTRACT-BEHEER

Categorieën van persoonsgegevens

• Identificatiegegevens
• Beroep en functie
• Rijksregisternummer / Sociale zekerheidsnummer

Rechtsgrondslag

• Wettelijke verplichting
• Contractuele overeenkomst
• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

Wettelijke bewaartermijnen:

Tot 5 jaar na einde overeenkomst

PERSONEELS-ADMINISTRATIE

Categorieën van persoonsgegevens

• Identificatiegegevens
• Beroep en functie
• Loongegevens (indiv.rekening, loonfiches, Dmfa)
• Aangifte arbeidsongeval + -steekkaart

Rechtsgrondslag

• Toestemming
• Wettelijke verplichting
• Contractuele overeenkomst
• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

Wettelijke bewaartermijnen:

Loongegevens: Tot 5 jaar na de dag van de jaarlijkse sluiting van de individuele rekening

Tot 10 jaar na opstelling arbeidsongevallen-aangifte.

BEDRIJFSMATIGE DOCUMENTEN

Categorieën van persoonsgegevens

• Jaarrekening
• Financiële administratie en facturen

Rechtsgrondslag

• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

10 jaar

MARKETING

Categorieën van persoonsgegevens

• Identificatiegegevens

Rechtsgrondslag

• Toestemming
• Gewettigd belang

Beoogde bewaartermijn

Tot 1 jaar na een opt-out

4. WAARVOOR GEBRUIKEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij gebruiken de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om onze inhoud en middelen af te stemmen op uw voorkeuren;
• Om onze website weer te geven op de manier die voor u en uw machine of apparaat het meest efficiënt is;
• Om te antwoorden op uw vragen en verzoeken;
• Om u werk, vacatures, projecten, opleidingsmogelijkheden, loopbaanadvies en andere diensten van de Groep aan te bieden;
• Om de geschiktheid van kandidaten voor een bepaalde functie of een bepaald project te beoordelen;
• Om sollicitanten voor te stellen aan en in contact te brengen met potentiële werkgevers en klanten van Select Group (met inbegrip van het doorsturen van persoonsgegevens per e-mail of het rechtstreeks uploaden ervan in het personeelsbeheersysteem);
• Om te communiceren over beschikbare vacatures;
• Om werknemers en uitzendkrachten in dienst te nemen;
• Om te informeren over producten en/of diensten van Select Group;
• Om klantenrelaties te beheren;
• Om deze door te geven aan verwerkers die door Select Group zijn ingeschakeld om specifieke diensten te verrichten;
• Om onze diensten, systemen en website te evalueren en te verbeteren;
• Om te communiceren over evenementen, aanbiedingen, enquêtes, wedstrijden en onderzoek;
• Om persoonsgegevens te verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Om activiteiten uit te voeren om de continuïteit en de verkoop van de diensten van Select Group te ondersteunen en te bevorderen;
• Om advertenties en e-mailberichten te verzenden in het kader van direct marketing. U heeft altijd een recht op bezwaar en kunt er altijd voor kiezen om in de toekomst geen marketingmails meer te ontvangen.

De verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van de bovengenoemde doeleinden is om de volgende redenen toegestaan door de Algemene Verordening Gegevensbescherming:

• De verwerking kan noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting die aan Select Group is opgelegd;
• De verwerking kan noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst tussen u en Select Group (bv. arbeidsovereenkomst);
• De verwerking is wettelijk als deze noodzakelijk is om de legitieme belangen van Select Group te beschermen, behalve wanneer uw belangen zwaarder wegen dan die van Select Group;
• In bepaalde gevallen zal Select Group uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming voor de hierboven beschreven doeleinden, voor zover dit in overeenstemming is met de relatie tussen u en Select Group.

5. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING

De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zult ook niet worden onderworpen aan geautomatiseerde besluiten van ons.

6. HOE LANG BEWAREN WE PERSOONSGEGEVENS?

Select Group bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor het doel waarvoor wij uw gegevens gebruiken of niet langer dan strikt noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen. De uiteindelijke bewaartermijn zal daarom altijd afhangen van de desbetreffende wetgeving en het respectieve doel waarvoor uw gegevens worden verwerkt. De bewaartermijnen worden periodiek geëvalueerd.  Hierboven kunt u een schematisch overzicht per verwerking raadplegen.

7. DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN?

Select Group verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden, behalve als:

• Dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst;
• Select Group hiertoe wettelijk het recht en/of de plicht heeft of hierom wordt verzocht door een overheidsinstelling of een rechtshandhavingsinstantie;
• Dit naar het oordeel van Select Group noodzakelijk is om haar rechten en/of eigendom te beschermen, of om een misdrijf te voorkomen en/of om de nationale veiligheid of de veiligheid van haar werknemers te beschermen.

Om u de beste diensten en/of mogelijkheden te kunnen bieden, is het soms nodig om uw persoonsgegevens te verstrekken aan een verwerker die namens ons specifieke taken uitvoert. Deze verwerkers zullen alleen toegang hebben tot de persoonsgegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren. Bovendien mag de verwerker de gegevens niet gebruiken voor een ander doel dan dat waarvoor zij zijn verkregen. Select Group sluit met elke verwerker een verwerkingsovereenkomst. Zo kan Select Group ervoor zorgen dat elke verwerker het vereiste niveau van gegevensbescherming biedt en alleen de gegevens ontvangt die nodig zijn om de overeengekomen diensten te verlenen.

8. STUREN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS NAAR LANDEN BUITEN DE EUROPESE UNIE?

Select Group zendt uw persoonsgegevens alleen naar landen buiten de Europese Unie als de Europese Commissie van oordeel is dat daar een passend beschermingsniveau wordt geboden en als deze landen voorkomen op de lijst van derde landen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd. Als dit niet het geval is, zal Select Group zich ervan vergewissen dat het land of de internationale organisatie de nodige veiligheidsmaatregelen heeft getroffen om de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen.

9. COOKIES

Onze website maakt gebruik van cookies in overeenstemming met ons cookiebeleid.

10. AANSPRAKELIJKHEID

Select Group besteedt de grootst mogelijke zorg aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van haar website, diensten en de verwerking van persoonsgegevens. Desondanks kan Select Group niet aansprakelijk worden gesteld voor rechtstreekse of onrechtstreekse schade die voortvloeit uit:

• het gebruik van onze website of diensten,
• onjuiste of onvolledige informatie die via onze website beschikbaar wordt gesteld,
• of de verwerking van persoonsgegevens, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of een zware fout van Select Group of haar aangestelden.

U vrijwaart Select Group voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit uw gebruik van onze website of diensten, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of zware fout van Select Group.

Als Select Group ondanks het voorgaande toch aansprakelijk zou worden geacht, is aansprakelijkheid voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst, verlies van gegevens of verlies van cliënteel, uitgesloten.

De totale aansprakelijkheid van Select Group is in ieder geval beperkt tot het laagste van de volgende bedragen:

1. het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd door de aansprakelijkheidsverzekeraar van Select Group; of
2. €1.000 per schadegeval en maximaal €2.000 per kalenderjaar.

Deze beperking geldt niet in geval van opzet, zware fout, of als de wet een dergelijke beperking uitdrukkelijk verbiedt.

11. WAT ZIJN UW RECHTEN?

a) Recht op toegang en inzage

U hebt te allen tijde recht op kosteloze toegang tot uw persoonsgegevens, en tot het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken overeenkomstig de bepalingen die in de sector van toepassing zijn.

b) Recht op correctie, schrapping en beperking

U kunt beslissen of u uw persoonsgegevens met ons wilt delen of niet. Bovendien hebt u altijd het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te wissen. U kunt geen bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die wij op grond van een wettelijke verplichting moeten bewaren en verwerken. U kunt ons ook verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.

c) Recht van verzet

U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

d) Recht op doorgifte van gegevens

U hebt het recht uw door ons verwerkte persoonsgegevens in een gestructureerde, toegankelijke en machine leesbare vorm te ontvangen en/of deze aan andere verwerkingsverantwoordelijken over te dragen, overeenkomstig de bepalingen die in de sector van toepassing zijn.

e) Recht om uw toestemming in te trekken

Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, hebt u het recht die toestemming in te trekken.

Uw rechten uitoefenen

Om uw rechten uit te oefenen kunt u per brief of per e-mail contact met ons opnemen via privacy@select-group.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, zijn wij verplicht uw identiteit te controleren en u te vragen een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Op deze kopie moet u ervoor zorgen dat uw pasfoto en de MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan de identiteitspagina) zwart zijn gemaakt. Deze kopie zal onmiddellijk worden vernietigd nadat uw identiteit is gecontroleerd. Dit doen we om uw privacy te beschermen.

Wij zullen zo snel mogelijk reageren en in ieder geval binnen vier weken na uw verzoek.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij, voor België, de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be), voor Luxemburg de Commission Nationale pour la Protection des Données (www.cnpd.public.lu)  

12. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGEN

Select Group neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk hebt dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan onmiddellijk contact op met een van onze kantoren of contacteer onze Data Protection Officer (DPO) via  privacy@select-group.be.
 

13. WAT BIJ EEN DATALEK?

In het geval van een datalek volgt Select Group een duidelijk stappenplan om de impact te beperken en te voldoen aan de wettelijke verplichtingen:

• Detectie en melding: Onze systemen worden continu gemonitord en medewerkers worden aangemoedigd om onmiddellijk mogelijke datalekken te melden bij de verantwoordelijke interne afdeling.
• Beoordeling van het incident: Het datalek wordt beoordeeld op ernst en potentiële impact op de betrokkenen. Hierbij wordt vastgesteld welke gegevens zijn getroffen en welke risico’s er zijn voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
• Melding aan de toezichthouder: Indien het datalek een risico inhoudt voor de privacy van betrokkenen, meldt Select Group dit binnen 72 uur na ontdekking aan de
• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA- België) of Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD- Luxemburg), zoals vereist door de AVG.
• Communicatie naar betrokkenen: Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, worden deze zo spoedig mogelijk persoonlijk geïnformeerd, met uitleg over de aard van het lek, mogelijke gevolgen en welke maatregelen zij zelf kunnen nemen.
• Documentatie en evaluatie: Elk datalek wordt volledig gedocumenteerd in een incidentenregister. Na afloop wordt het incident geëvalueerd om herhaling te voorkomen en worden verbetermaatregelen geïmplementeerd.

14. WIJZIGINGEN

Als er wijzigingen worden aangebracht in deze privacyverklaring, zullen wij die altijd publiceren op de website van Select Group. Alle belangrijke wijzigingen zullen worden bekendgemaakt door middel van passende kennisgevingen op onze website of via andere communicatiekanalen.