Gepubliceerd op: 29 november 2018 Vandaag is het e-mailloze vrijdag. Wie gaat de uitdaging aan om vandaag geen mails te versturen?
We vroegen onze senior consultant HR & Office Karijn Van Treeck wat de voordelen zouden zijn van een emailloze werkdag en hoe we ook mét email onze Postvak In niet doen ontploffen.
We herkennen het allemaal: dagelijks ontvangen we een groot aantal e-mails over uiteenlopende topics, de ene al dringender dan de andere. Sommige e-mails hebben onmiddellijke een snelle respons nodig; andere e-mails kan je inplannen op een later tijdstip. Nieuwsbrieven met interessante artikels, informatieve mails om op de hoogte te blijven van lopende zaken, een uitnodiging van een collega voor z’n verjaardagsfeest en dan nog die e-mails die voor jou niet relevant zijn maar het aantal ongelezen mails wel doet oplopen.
Hoe vinden we hierin een gezond evenwicht? Hoe beheren we de constante impuls om e-mails onmiddellijk te lezen en snel te beantwoorden, ook al zijn we op dat moment met iets anders bezig? Hoe brengen we een efficiënte structuur in onze dagelijkse communicaties via onze mailboxen?
Organisatie Master Your Email begon in 2008 daarom met een e-mailloze vrijdag. Via een emailloze dag vragen ze bedrijven om na te denken over hun emailgedrag. Als we elkaar bellen of face to face spreken, verliezen we veel minder tijd. Zo blijkt bijvoorbeeld dat werknemers om het kwartier hun Postvak In screenen. Dagelijks verliezen ze een half uur aan onderbrekingen. Reken daar ook nog eens de misverstanden bij die vaak uit lange emailkettingen komen.
Welke voordelen kan deze ‘e-mail loze vrijdag’ betekenen voor een organisatie?
- Persoonlijker contact en directere interactie
- Face to face contact bevordert de teamspirit en je leert de collega’s beter kennen
- Minder tijd verspillen aan emailen, betekent extra tijd voor andere zaken
Natuurlijk is zo’n e-mail loze vrijdag geen definitieve oplossing voor het e-mailprobleem, maar het is wel een eerste stap. Een dag werken zonder e-mail kan een ander inzicht geven in onderlinge en zelfs externe communicatie, en een reflectie in het algemeen zijn over de mogelijke valkuilen van overdreven e-mailgebruik in het algemeen.
NUTTIGE TIPS :
- Hou je postvak in zo leeg mogelijk, gebruik deze niet als To Do – lijst.
- Stuur een bericht maximaal 2 keer door (forwarden) en vermeld een duidelijk onderwerp met daarin waarom je deze mail doorstuurt.
- Controleer je mailbox op vooraf geplande en vaste tijdstippen. Bezwijk niet voor de verleiding om elk bericht onmiddellijk te willen lezen. Werk eerst af waar je bezig bent.
- Wees spaarzaam met CC. Stuur alleen berichten in cc wanneer de bestemming dit echt moet weten.
- Gebruik zoveel mogelijk duidelijke onderwerpregels. Een duidelijke onderwerpregel geeft een duidelijke samenvatting van het bericht en laat de bestemmeling toe om makkelijker te beslissen over lezen/niet lezen.
- Vermijd ‘allen beantwoorden’ en verzend je bericht zoveel mogelijk uitsluitend naar de originele afzender.
- Dertig mails per dag is het aantal dat je maximum op een efficiënte manier kan verwerken. Neem liever de telefoon voor dringende of complexere zaken.